Spójrzmy prawdzie w oczy, nie każdy ma czas na naukę obsługi nowego oprogramowania. To właśnie tutaj przydają się programy takie jak FileMaker (https://proteus-it.com.pl/do-jakich-zadan-mozna-zastosowac-oprogramowanie-filemaker/); pozwalają one na szybki i łatwy dostęp do danych. Jeśli jesteś właścicielem firmy lub zarządzasz nią, to istnieje prawdopodobieństwo, że wiesz już dokładnie, o czym mówimy. Firmy coraz częściej korzystają z oprogramowania, które usprawnia procesy i automatyzuje zadania. Mając to na uwadze, przyjrzyjmy się niektórym sposobom, w jakie korzystanie z programu FileMaker może pomóc w bardziej efektywnym prowadzeniu firmy.
Procesy strukturalne
Kiedy masz zestaw pisemnych procedur, których konsekwentnie przestrzegasz, może to znacznie poprawić efektywność Twojego biznesu. Wiele małych firm buduje wszystkie swoje procesy w arkuszach kalkulacyjnych; chociaż w przeszłości mogło to być w porządku, nie jest to już efektywny sposób prowadzenia firmy. Jedną z największych korzyści z używania programu FileMaker do strukturyzacji firmy jest lepszy dostęp do danych i ich analiza. Jeśli do zarządzania firmą używasz arkuszy kalkulacyjnych, najprawdopodobniej brakuje Ci ważnych informacji. Prawda jest taka, że Twoje dane będą tylko tak użyteczne, jak sobie to wyobrażasz. Będziesz w stanie dostrzec takie rzeczy jak trendy, wzorce i korelacje, które mogły zostać przeoczone w przeszłości. Ustrukturyzowane procesy mogą być również świetnym sposobem na zwiększenie efektywności i produktywności w Twojej firmie. Jeśli masz procedury, z którymi Twoi pracownicy są zaznajomieni, będą w stanie zrobić więcej każdego dnia. Im bardziej możesz ustandaryzować i zmniejszyć liczbę kroków, które każda osoba musi wykonać, tym bardziej będziesz wydajny.
Wyższa jakość danych
Korzystanie z aplikacji takiej jak FileMaker to świetny sposób na zapewnienie, że Twoje dane są tak dokładne i użyteczne, jak to tylko możliwe. Kiedy pracujesz ze standardowymi formatami, będziesz w stanie zapewnić, że każda informacja jest poprawna. Będziesz również w stanie zidentyfikować dane, które są niedokładne, co jest ogromną pomocą, jeśli chodzi o kontrolę jakości. Oprócz zwiększenia jakości danych, będziesz mógł również zwiększyć szybkość procesu wprowadzania danych w Twojej firmie. Jeśli obecnie używasz systemu opartego na papierze, może się okazać, że wprowadzanie danych trwa zbyt długo. Dzięki aplikacji takiej jak FileMaker, będziesz mógł wprowadzać dane w znacznie szybszym tempie.
Automatyzacja zadań za pomocą formularzy i skryptów
Automatyzacja zadań to świetny sposób na uwolnienie swojego czasu. Jeśli obecnie każdego dnia poświęcasz czas na wykonywanie takich zadań, jak wprowadzanie danych, zamykanie dokumentów lub przeglądanie dokumentacji, to prawdopodobnie tracisz go bardzo dużo. Funkcje automatyzacji w programie FileMaker można wykorzystać do tworzenia skryptów i formularzy warunkowych. Pozwoli to zautomatyzować takie zadania, jak tworzenie raportów, tworzenie etykiet pocztowych lub wysyłanie powiadomień e-mail. Im bardziej uda się ograniczyć liczbę zadań do wykonania, tym więcej czasu będzie można poświęcić na inne aspekty działalności. Automatyzacja zadań pomoże Ci również zwiększyć dokładność wprowadzania danych. Jest to szczególnie pomocne, jeśli używasz programu FileMaker do zarządzania informacjami księgowymi lub płacowymi. Jeśli będziesz w stanie wprowadzać dane w szybszym tempie, przekonasz się, że Twoje dane są bardziej dokładne.
Dostęp do informacji osobistych
Wiele razy firmy patrzą na wykorzystanie oprogramowania jako sposobu na uzyskanie dostępu do danych klientów. Często tak nie jest; raczej firmy używają oprogramowania, aby mieć szybki i łatwy dostęp do danych klientów. Innymi słowy, za pomocą programu FileMaker można przeglądać i uzyskiwać dostęp do danych, które obecnie znajdują się w systemie, zamiast wprowadzać je ponownie. To bardzo ważna sprawa, jeśli chodzi o prowadzenie firmy. Oczekiwanie od pracowników, że będą wiedzieli, jak prawidłowo wprowadzać dane za każdym razem, gdy ulegną one zmianie, jest po prostu niepraktyczne. O wiele lepiej jest skorzystać z oprogramowania. Możesz wtedy przeglądać i analizować informacje, które wprowadzili, nawet jeśli zostały one zmienione lub zaktualizowane. Może to pomóc Ci w określeniu trendów i zidentyfikowaniu problemów w Twoich systemach.
Bezpieczeństwo danych
Jednym z największych wyzwań, przed którymi stoją firmy, jeśli chodzi o bezpieczeństwo danych, jest konieczność stosowania procesów ręcznych. Często powoduje to utratę lub dezaktualizację informacji. Korzystając z programu FileMaker, można zwiększyć bezpieczeństwo danych. Umożliwiając kategoryzację, oznaczanie i dostęp do danych, można je szybko przeszukiwać. Pozwoli to na szybką identyfikację informacji. Jest to szczególnie ważne, jeśli musisz szybko reagować na zapytania klientów. Będziesz również w stanie zapewnić, że Twoje dane są chronione za pomocą szyfrowania. Pomoże to zapewnić, że dane są tak bezpieczne, jak to możliwe, gdy są przechowywane w systemie.
Zakończenie
Jak widzisz, korzystanie z FileMakera może pomóc zwiększyć Twoją efektywność jako właściciela firmy. Istnieje mnóstwo korzyści z używania FileMakera, w tym lepsza jakość danych, większa szybkość wprowadzania danych i szybsza ich analiza. To tylko kilka sposobów na to, jak korzystanie z programu FileMaker może pomóc w bardziej efektywnym prowadzeniu firmy. Należy pamiętać, że te korzyści są możliwe nawet jeśli obecnie nie używasz programu FileMaker. Zmiana oprogramowania i systemów może wiązać się z pewnymi wyzwaniami, ale przy odrobinie cierpliwości i wytrwałości będziesz w stanie wdrożyć program FileMaker w swojej firmie.
